会員個人・会員企業・会内組織独自の対外情報発信についてのガイドライン

岡山県中小企業家同友会
広報委員会

1.　ガイドライン制定の目的

　岡山県中小企業家同友会(以下「岡山同友会」と言う）では日々様々な活動が行われ、その様子は文書・写真・映像・音声などの形で記録されています。そしてこれらの情報は、公的なものは広報委員会と事務局によって細心の注意のもとで管理・公開されていますが、会員が記録したものは会員個人・会員企業・会内組織のインターネット上のWeb(ウェブ)サービスにおいて比較的自由に公開されています。
　これまでは、後者の活動情報の取り扱いに関する判断は会員個人に任されてきました。しかし、利用する情報がデジタル化され、インターネットの普及や情報通信技術の進歩によって掲載範囲や利用範囲が拡大し、その影響力はますます広がっています。国民や地域と共に歩む同友会運動は、会員だけの問題でなく、共同求人活動に参加する学生に始まり、行政や教育機関・他団体などと連携した地域作りに広がっています。これらの現状を鑑み、今後の活動記録情報の取り扱いには従来以上に慎重な対応が必要です。
　社会的に大きな影響力を持つようになったインターネット上での情報の性質を十分に考慮の上、個人が特定できる活動記録情報取り扱いに関して、以下に会員個人・会員企業・会内組織独自の対外情報発信についてのガイドライン(以下「会員対外情報発信ガイドライン」)を示しますので、これらを正しく十分に理解した上で、効果的な広報推進活動を行ってください。

2.　Web(ウェブ)サービス

　会員個人・会員企業・会内組織が独自に運営するインターネット上の情報システムでホームページや、ブログサービスやソーシャルネットワーキングサービス(以下「SNS」と言う)を指します。具体的には、会員個人・会員企業・会内組織のホームページ・ブログ、自身が主催するSNSや他者が主催するSNS、ツイッター、動画投稿サイトなどを指します。

3.　ガイドラインで対象になる情報

　岡山同友会の活動内容の予告や報告、紹介などの目的で公開する、次の5項目で、これらをまとめて広報活動記録情報(以下「活動記録情報」)と言います。
3.1 文章情報
3.2 写真情報
3.3 映像・動画情報
3.4 音声情報

4.　公式な活動記録情報の取り扱いに関する事前表明

　広報委員会および事務局は、公的な活動記録情報の外部発信によるトラブル発生を未然に防止するため、インターネットを含めた広報活動で利用する可能性があることを、印刷物の案内資料やホームページ上に告知して、参加者に事前に意志表明するものとします。
　例会のような活動では、開会挨拶の中や例会アンケートの中で、「本行事の模様を撮影・録音し、記録されたものを印刷物やインターネット上で公開させていただくことがあります。参加者の皆さんの写真が掲載されることがありますので、不都合がございましたら閉会までに事務局にお知らせください。」と、参加者に事前に意志表明するものとします。ゲストが多く参加する、講演会や合同企業説明会でも、事前配布される印刷物の案内資料やホームページ上での事前の告知などにも同様の表現を入れるものとします。

5.　非公式な活動記録情報の取り扱い

　広報委員会および事務局が管理しない情報に関しては、「個人・企業・会内組織が独自で記録した情報の取り扱いに際しては『会員個人・会員企業・会内組織独自の対外情報発信についてのガイドライン』を遵守し、その責任は該当する個人・企業・会内組織責任者が負います」との文言を、前項と合わせて印刷物の案内資料やホームページ上などに表記するものとします。

6.　活動記録情報や会員個人情報の取り扱い

　同友会運動を行う目的を前提とし、次の項目に十分に注意することとします。
6.1　掲載を注意する活動記録情報
6.1.1 第三者のプライバシー・肖像権・知的所有権を侵害する恐れがある情報。
6.1.2 個人の政治・宗教・商業活動に関する情報。
6.1.3 真実・法令・公序良俗に反する恐れのある情報。
6.1.4 他人の悪口や差別につながったり、名誉や信用を傷つけたり、利益を損なう恐れのある情報。
6.1.5 例会や討議などの報告者および該当企業・関係者に不利益をもたらす可能性がある秘匿性のある情報
6.1.6 同友会の信用や品位を傷つける恐れがあるなど、岡山同友会が不適当と判断する情報。

6.2　掲載を注意する会員個人情報
　掲載できる会員個人情報は、「同友会全国会員データベース(DOYU NET)」に公開された項目（1.同友会名　2.会社名　3.事業概要　4.会員名　5.社内役職　6.所在地　7.電話番号　8.FAX番号　9.URL）に準拠するものとします。
但し、利用に際しては、先方の了解なしに本データを利用して、DMやFAXなどの送付することや無作為に営業の電話をすることなどは行わないように、「同友会全国会員データベースの利用について」
（⇒ https://www.sys.doyu.jp/member/agreement.html）の内容に準拠するものとします。
また、データベースに登録をしていない会員については、掲載を行わないものとします。

7.　ガイドライン違反行為への対処

7.1　報告
違反行為を見つけた場合、会員個人の判断で否定や反論をすることを避け、すみやかに広報委員会もしくは事務局に報告することとします。

7.2　広報委員会により対応が可能な場合
問題発生の原因を究明した上で、該当者や会員及び関係者と協議し、要請に応じて適切に対処して問題を解決すると共に、再発防止に努めるものとします。

7.3　広報委員会により対応が不可能な場合
広報委員会で問題が解決できない場合は、正副代表理事会と事務局長の最終判断を受けた上で適切に対処し、県理事会に結果を報告するものとします。

8.　ガイドラインの改訂

　本ガイドラインの改訂時期は県の事業年度始めを基本としますが、重大な問題や大きな改善につながる事項が発生した場合は、必要に応じて広報委員会にて審議の後、正副代表理事会と事務局長の最終判断を受けた上で随時改訂し、県理事会に結果を報告するものとします。

9.　付帯事項

　本ガイドラインは、2017年6月1日から施行し、岡山同友会の公式サイト、および会内組織が独自に運営するインターネット上の情報システムにおいて「会員対外情報発信ガイドライン」として掲載するものとします。
　具体的な用語や表現に際しては、明確な基準が無く、自主規制が必要なため、共同通信社から発行されている『記者ハンドブック』で示されている「差別語・不快用語」におおむね準拠するものとします。その他、必要に応じて『NHK 漢字表記辞典』や『NHKことばのハンドブック』等も参照します。